Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die Archivierung Pflicht. Genauer gesagt, wer seine E-Mails nicht archiviert, kann große Probleme bekommen und sehr viel Geld verlieren.
Warum sollte ich E-Mails archivieren?
Die E–Mail–Archivierung schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern bietet die Möglichkeit, benötigte einzelne Nachrichten schnell wiederherzustellen. Es besteht auch die Möglichkeit ein komplettes Postfach wieder herzustellen.
Das bedeutet du hast ein Backup und deine E-Mails gesichert.
- Backup/Datensicherung
- Zugriff auf alte E-Mails
- Platzersparnis auf dem ausführenden System
- Leistungssteigerung deines E-Mail Clients
Welche E-Mails muss ich archivieren?
Von der Angebotsnachfrage, Rechnungen, über die Auftragserteilung, bis zur Rückabwicklung sind alle E-Mails wichtig und sind zu archivieren. Alles, was Geschäftsrelevant ist, muss ebenfalls archiviert werden. Gerade in Unternehmen ist die E-Mail ein sehr wichtiges Medium. Rechnungen werden vermehrt über E-Mails gesendet und müssen archiviert werden.
- Aufträge
- Kundenkommunikation
- Rechnungen
- Verträge
Muss ich alle E-Mails archivieren?
Nein. Ganz im Gegenteil. Zu E-Mails in Unternehmen, die nicht archiviert werden dürfen, gehören zum Beispiel private E-Mails von Mitarbeitern. Was auch nicht archiviert werden muss, sind Spam- oder auch Werbemails. Dabei ist das aussortieren aber nicht ganz so einfach und muss protokolliert werden.
- Spam
- Private Kommunikation
Wie muss ich E-Mails archivieren?
E-Mails sollten vor dem Ankommen in deinem Postfach schon archiviert sein. Ausgehend werden E-Mails archiviert, bevor sie herausgehen. Sie dürfen nicht veränderbar sein und nur einsehbar, aber nicht löschbar. Es sollte ein Protokoll geben und dieses sollte nachvollziehbar sein. Für mich ist dabei noch wichtig, dass die E-Mails außerhalb der eigenen Systeme liegen und auf deutschen Servern gelagert werden. Auch wichtig ist, dass die E-Mail sicher und verschlüsselt den Weg in das Archiv findet.
- Revisionssicher
- Manipulationssicher
- Rechtssicher
Wie lange muss ich E-Mails aufbewahren?
Jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person muss E–Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren.
Dazu kommen auch deine eigenen Interessen über Verläufe von Kontakten mit Unternehmen oder Personen.
Was habe ich konkret von der E-Mail Archivierung?
Deine Vorteile einer sauberen Archivierung und Protokollierung von E-Mails sind:
- Du hast immer ein Backup, falls E-Mails gelöscht werden.
- Du musst dir keine Sorgen um rechtskonforme E-Mail Archivierung machen.
- Du kannst mit einer Integration in Outlook dein Archiv ganz einfach durchsuchen.
- Du sparst Speicher auf deinem produktiven System.
- Die Archivierung ist automatisiert.
- Es wird auf deutschen Servern gesichert.
Hast du Interesse an einer E-Mail Archivierung? Dann melde dich bei mir.
Ich arbeite dabei mit „Mailstore“ auf deutschen Servern
