Die E-Mail Archivierung ist wichtig!

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)  ist die Archivierung Pflicht. Besser gesagt, wer seine E-Mails nicht archiviert, kann ein großes Problem bekommen und sehr viel Geld verlieren.

Welche E-Mails muss ich archivieren?

Von der Angebotsnachfrage, über die Auftragserteilung, bis zur Rückabwicklung sind alle E-Mails wichtig. Alles, was Geschäftsrelevant ist, sollte auch archiviert werden. Gerade in Unternehmen ist die E-Mail ein stark wachsendes Medium. Rechnungen werden vermehrt über E-Mails gesendet und müssen archiviert werden.

Muss ich alle E-Mails archivieren?

Nein. Ganz im Gegenteil. Zu E-Mails in Unternehmen, die nicht archiviert werden dürfen, gehören zum Beispiel private E-Mails von Mitarbeitern. Was auch nicht archiviert werden muss, sind Spam- oder auch Werbemails.

Wie muss ich E-Mails archivieren?

E-Mails sollten vor dem Ankommen in deinem Postfach schon archiviert sein. Ausgehend werden E-Mails archiviert, bevor sie herausgehen. Sie dürfen nicht veränderbar sein und nur einsehbar, aber nicht löschbar. Es sollte ein Protokoll geben und dieses sollte nachvollziehbar sein. Für mich ist dabei noch wichtig, dass die E-Mails außerhalb der eigenen Systeme liegen und auf deutschen Servern gelagert werden. Auch wichtig ist, dass die E-Mail sicher und verschlüsselt den Weg in das Archiv findet.

Was habe ich von der E-Mail Archivierung?

Deine Vorteile einer sauberen Archivierung und Protokollierung von E-Mails sind:

  • Du hast immer ein Backup, falls E-Mails gelöscht werden.
  • Du musst dir keine Sorgen um rechtskonforme E-Mail Archivierung machen.
  • Du kannst mit einer Integration in Outlook dein Archiv ganz einfach durchsuchen.
  • Du sparst Speicher auf deinem produktiven System.

Hast du Interesse an einer E-Mail Archivierung?

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