Du bist selbständig oder hast ein Unternehmen? Dann benötigst du eine saubere Ordnerstruktur, damit du und deine Mitarbeiter den Überblick behalten.
Ich zeige dir eine sinnvolle Struktur für deine Ordner, in deinem Unternehmen. Natürlich kannst du diese Tipps und Ordnerstruktur auch für deinen privaten Bereich nutzen.
Eine gute Ordnerstruktur ist übersichtlich, nachvollziehbar und schnell.
Auf einer Ebene sind nur so viele Ordner, wie man auf einen Blick erfassen kann.
Auch Fremde finden sich in der Ordnerstruktur intuitiv zurecht.
Ziel sollte sein, mit drei Klicks die gewünschte Datei zu haben.
Drei Regeln für eine gute Ordnerstruktur!
Die 3 einfachen Regeln für eine gute Ordnerstruktur:
- Erfinde das Rad nicht neu
- Halte die Ordnerstruktur auch in deinem Backup ein.
- Vermeide zu viel Ebenen (max. 3)
Aktuell lagern auf meiner Festplatte an die 60.981 Bilder, 39.802 Musikdateien, 3.938 Videodateien und 175.504 sonstige Dateien. Um dort den Durchblick zu behalten, gibt es eine Ordnerstruktur, die es mir ermöglicht, schnell meine Daten wiederzufinden.
Regeln für die Benennung für Ordner und Dateien:
- Verwende keine Umlaute wie ä, ü, ö, ersetze diese durch ae, ue, oe.
- Verwende keine Sonderzeichen wie (& * % $ £ ] { ! @). Verwenden darfst du Unter- und den Bindestrich (_, -).
- Verwende keine Leerzeichen (Webserver lesen ein Leerzeichen als „%20“)
- Verwende eindeutige Namen und keine generischen (z.B. „Text“ „Bild“ „Daten“) um Verwechslungen zu vermeiden.
- Halte deinen Ordnernamen kurz (max. 255 Zeichen)
Tipp!: Es ergibt Sinn, Dateien und vereinzelt Ordner mit einem Datum zu versehen. Die beste Schreibweise für solch eine Benennung ist, der Jahr-Monat-Tag also 2019-02-05_Dateiname, oder auch 20190205_Dateinamen. Für die Übersichtlichkeit empfehle ich aber 2019-02-05. Wichtig dabei ist, dass du immer zwei Ziffern beim Monat und auch für den Tag hast.
Ich zeige dir in diesem Beitrag eine Struktur für deine geschäftlichen Dateien. Also sortieren wir die Daten im „Windows Explorer“ mal anständig.
Versionierung von Dokumenten
Gerade im geschäftlichen Umfeld gibt es an Dateien und Dokumentationen immer wieder Änderungen. Eine Versionsnummer kann im Dateinamen Platz finden. (z.B. 2020-07-07-Dokumentation-Beispiele-V001.txt)
In verschiedenen Dateien können die Versionen auch im Dokument Platz finden. Zusätzlich wäre dann auch ein Änderungsprotokoll sinnvoll. In einer Excel Tabelle könnte dies dann so aussehen:
| Versionsdokumentation | Änderungen |
| V01-2020-07-07 | Freigabe |
| V02-2020-07-10 | Rechtschreibverbesserung (Müller) |
| V03-2020-07-15 | Zusatz von Benutzern (Friedrich) |
Die richtige Ordnerstruktur für deine geschäftlichen Dateien!
Deine Hauptordner sollten jeweils mit einer Zahl beginnen. So kannst du die Ordner nach deiner Reihenfolge sortieren und diese auch wieder finden.
Erstelle nicht zu viele Ordner. Vermeide mehr als 3 Ebenen nach unten zu gehen. Sonst verlierst du den Überblick und klickst dich durch zu viele Ebenen.
Wie in dem nächsten Beispiel kann deine Ordnerstruktur für dein Unternehmen aussehen. Denke daran das du Ordner erweitern und selber benennen kannst.
Beispiel für eine Ordnerstruktur für Unternehmen:
- Unternehmensname (Dein Unternehmensname)
- 1 Unternehmen (Geschäftsführung)
- 1 Vertraege
- 2 Partner
- 2 Kunden
- 001 Dansicht Media (Zu Beginn Kundenummer)
- 002 Schreibherz
- 1 Website
- 2 SEO
- 3 SEA
- 4 Facebook
- 003 Kreativraum
- 001 Dansicht Media (Zu Beginn Kundenummer)
- 3 Finanzen-Buchhaltung
- 1 Rechnungen_Ausgaben
- 2 Rechnungen_Einnahmen
- 3 Steuern
- 4 Personalwesen
- 5 Vertrieb-Marketing
- 1 Presse
- 2 Preislisten
- 3 Werbung
- 7 Medienarchiv
- 2017
- 2018
- 2019
- 2019-05-07 Eroeffnung Unikat
- 1 Unternehmen (Geschäftsführung)
Eine "Schritt für Schritt" Anleitung für deine Ordnerstruktur!
Als Erstes benötigst du einen Hauptordner, erstelle darin max. 7 weitere Ordner.
Im nächsten Schritt erstellst du z.B. im Ordner Finanzen weitere Ordner. Immer an die Zahlen und Regeln denken.
Nun kannst du deine Daten sauber sortieren und bei Bedarf weitere Ordner erstellen.
So viel zum Thema, wie du deine Unternehmens-Dateien ordentlich sortierst. Lasst euch auch eure Dateiendungen anzeigen.
Für Fotografen und alle anderen die viele Bilder haben gibt es eine Ordnerstruktur für Fotos.
Danke für die klaren und gut umsetzbaren Tipps. Wie gehe ich mit verschiedenen Jahren um? Wird innerhalb des Kunden-Ordner nochmal nach Jahren z.B. 2021, 2022 oder 2023 sortiert? Also Geschaetflich-> Kunden->Musterkunde->2023->Projektname? Ansonsten sammeln sich Projekte aus 2020 neben aktuellen Projekten auf der gleichen Ordnerebene.
Hallo Jan Ame,
das wäre eine Möglichkeit. Man müsste dann auch darauf achten, dass die Jahre dann abgeschlossen sind.
In meinem Bereich habe ich teilweise über mehrere Jahre Kontakt mit Kunden und bei Pflege von Websites oder Infrastruktur ist das Thema nach einem Jahr nicht beendet.
Ich würde da dann zum Projektordner das Datum setzen…. z.B. : 01-Projekt-X-2022, 02-Projekt-X-2023
Vielleicht wäre das ein Ansatz.
Viele Grüße
Dannys
Vielen Dank, Danny. Hat mir sehr geholfen!
Sehr gerne.
Viel Erfolg
Dannys
Vielen Dank für diesen nützlichen Artikel. Was ich allerdings vermisse ist ein Ort, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet. Also wo Dienstleistungen und Produkte standardmäßig entwickelt oder für dein einzelnen Kunden erarbeitet/angepasst werden. Das macht bei uns die größte Dokumentenmenge aus, die sich auch ständig erweitert.
Hallo Madeleine
Vielen Dank für deinen Kommentar.
Alles, was Kunden betrifft, erarbeite ich in dem dafür zuständigen Ordner z.B. Geschäftlich–>Kunden–>Musterkunde—>Projektname
Einzelne oder eigene Projekte stehen z.B. in Geschäftlich–>Projekte–>Projektname
In einem Unternehmen sollten solche Ordner zentral gesteuert und freigegeben werden.